Не позволявайте на риска от лошо непогасено вземане да изложи бизнеса ви на риск! Ето всичко, което трябва да знаете за лошия търговски дълг, как той засяга Вашата компания и как да го преодолеете.
Какъв е рискът от лоши вземания и как да го преодолеете?
С риска от дори само едно закъсняло плащане може да възникнат и сериозни проблеми с паричния поток. Една просрочена фактура на отложено плащане може да предизвика сериозни последствия, които могат да засегнат непоправимо Вашия счетоводен баланс. Ето всичко, което трябва да знаете за предотвратяване на риска от неплатени фактури.
Какво е лошо вземане?
Когато предоставяте условия на отложено плащане на клиент, целта е да улесните покупката му (търговските взаимоотношения помежду ви) , знаейки, че забавянето на плащането ще насърчи по-големи, по-добри продажби, без да се отрази отрицателно на Вашия бизнес. Но когато въпросният клиент вече не е в състояние (или не желае) да плати договорената сума на определената падежна дата за предоставените от Вас стоки или услуги, резултатът е несъбираемо вземане, известно още като „разход за лош дълг“. От счетоводна гледна точка, този дълг към Вашата компания се счита за разход, начислен срещу Вашите вземания.
Това означава, че отчетът за приходите на Вашата организация ще бъде засегнат и че лошото вземане засяга както паричния Ви поток, така и финансовите Ви прогнози. Сблъскването с просрочена търговска фактура може да Ви постави в положение, в което на свой ред да не сте в състояние да изпълните финансовите си ангажименти, като по този начин разпространите финансовите щети по-надолу във Вашата бизнес екосистема.
Откъде идва рискът от лош дълг?
Лошото вземаненай-често е резултат от неплатежоспособност или фалит от страна на клиент, на когото сте предоставили условия на кредит. Възможно е те да имат забавяне на плащанията от своя страна или доставките да са били забавени поради проблеми с веригата за доставки, което им е попречило да извършват операциите си както обикновено.
В някои случаи, внезапна промяна на техния пазар може да повлияе на продажбите, поставяйки под въпрос цели бизнес модели. Когато възникнат такива проблеми, Вашите клиенти може да загубят оперативния си капитал, поради изтегляне на кредитната им линия.
Трябва също да сте наясно, че някои (дори добронамерени) клиенти просто не са достатъчно надеждни, за да им отпуснете кредит. И накрая, кредитните измами продължават да засягат компаниите, които не прилагат подходяща политика за защита на лошите дългове. Никога не пренебрегвайте да разгледате Вашите бизнес партньори, преди да отпуснете кредит.
Управление на просрочени вземания: Осчетоводяване
Има две основни счетоводни схеми за записване на лоши вземания: провизии за лоши вземания и отписване на лош дълг.
Първата, която също се нарича „разрешение за лош дълг“, включва оценка на размера на просроченото вземане, което трябва да бъде отписано след даден период. Прогнозната сума се класифицира като разход за вземане, който след това се дебитира за прогнозната сума на отписването, преди да се кредитира съответната сума в контра сметка за провизия за неплатени вземания.
Отписване на лошо вземанесе използва винаги, когато лошият дълг по Вашите сметки е ясно идентифициран като невъзстановим. В този случай, разходът за лошо вземане се дебитира за сумата на отписването, така че сметката на активите за вземания може да бъде кредитирана със същата сума.
Отписването на дълг не означава, че той никога не може да бъде възстановен. Частично или пълно плащане все още може да бъде извършено, ако длъжникът реши да го направи с доброволно споразумение или издадено от синдик решение.
Обикновено е възможно да се възстанови данък, платен върху лоши вземания (облекчение при декларация по ДДС). Това облекчаване за неизплатени вземания се прилага както за задължения, така и за вземания. Прилага се облекчение за вземания, ако сте начислили ДДС преди неизпълнението на задълженията на Вашия клиент. Ако сте кредитирали или възстановили съответния входящ данък, клиентът трябва да сторнира сумата като изходящ данък и данъкът трябва да бъде платен на данъчните власти.
Как да защитите фирмата си срещу лоши дългове?
Стабилната политика за кредитно управление, основана на подходящи и надеждни икономически анализи, остава един от най-ефективните подходи за намаляване на риска от лоши дългове. С правилното софтуерно решение можете да наблюдавате финансовото състояние и бизнес практиките на Вашите партньори и клиенти и да бъдете предупредени при първите признаци на финансови проблеми. Това може да е резултат от промяна в управлението, собствени клиенти, които не изпълняват плащанията си, или дори екологичен, оперативен или политически риск, засягащ държавата, в която са базирани. Решението за бизнес анализи на Кофас за цялото Ви портфолио от клиенти - Portfolio Insights, Ви позволява да разберете взаимодействията между различните компании, с които взаимодействате, така че да можете да се предпазите по-добре от риск от просрочени вземания.
Застраховката на търговски кредити – известна още като застраховка на търговски вземания или застраховка срещу неплащане – е още една стъпка към осигуряване на Вашия паричен поток. Благодарение на това решение, Вашата компания може да получи обезщетение, ако недобронамерен клиент не Ви плати.
Друг, допълнителен подход, се състои в разпределяне на риска от лош дълг в по-голяма клиентска база. Колкото по-малко е зависима вашата компания от един клиент, толкова по-малко ще бъдат последиците от лошо вземане или изпадане в състояние на неплатежоспособност (фалит), особено когато работите с по-големи организации. Когато по-голям бизнес просрочи плащането или стане неплатежоспособен, възстановяването Ви става още по-трудно. За да сте сигурни, че имате възможно най-надеждна клиентска база, трябва не само да проверявате кредитоспособността на всеки нов клиент или партньор, но и да продължите да ги наблюдавате по време на Вашите бизнес отношения. Кофас предоставя опции по мониторинг чрез своите решения за бизнес информация.
Няколко практики си струва да превърнете в навици, ако искате да предотвратите риска от неплатени вземания. Например, Вашите условия за отложено плащане винаги трябва да бъдат изложени в писмен вид и трябва да се постараете да сте сигурни, че Вашите клиенти са запознати с тях. Фактурите трябва да се изпращат своевременно, или на определен ден от месеца, или в рамките на определен период след предоставянето на услугите. В случай на физически стоки е идеално да изпратите фактурата си едновременно с пратката, освен ако не сте взели авансово плащане.
И накрая, трябва да имате въведена система за изпращане на напомняния, тъй като много случаи на просрочени фактури се основават просто на пропуск от страна на длъжника. След като се уверите, че дадена фактура е оставена умишлено неплатена след падежа, не отлагайте да преследвате плащането си по нея. В краен случай, обръщането към външен експерт по събиране на вземания също остава възможност.
За да сведете до минимум риска от излагане на един и същ проблем отново и отново, поддържайте списък с лоши платци и инструктирайте служителите си да задържат изготвянето на нови фактури за допълнителни услуги или продукти до получаване на плащането. Тези мерки ще Ви помогнат да избегнете съмнителни и лоши задължения и са сравнително лесна за прилагане защита,